Notion-Integration
Ihr Assistent liest und schreibt in dem Workspace, den Sie ohnehin führen. Er findet die Seite, liest, was darauf steht, legt die Aufgabe an, verschiebt das Fälligkeitsdatum und hinterlässt den Kommentar — genau auf den Seiten, die Sie freigegeben haben, und auf keinen anderen.
Notion verbinden
Öffnen Sie den Assistenten und wählen Sie Notion
Die Integrationsliste steht im Werkzeugbereich des Assistenten, neben den anderen Arbeitswerkzeugen.
Autorisieren und auswählen, was geteilt wird
Sie werden zu Notion geleitet. Das ist der wichtige Bildschirm — Sie wählen die Seiten und Datenbanken, an die die Verbindung kommt. Geben Sie die Projektdatenbank frei, nicht den ganzen Workspace.
Lesen vom Schreiben trennen
Suche, Seiteneigenschaften, Seiteninhalt und Datenbankstruktur sind die lesenden Werkzeuge. Seite anlegen, Seite aktualisieren und Kommentar hinzufügen sind die schreibenden. Ein rein lesender Assistent ist für sich genommen schon wirklich nützlich.
Das Datenbankwerkzeug einschalten, wenn er schreiben soll
Das Anlegen und Aktualisieren von Zeilen funktioniert weitaus besser, wenn der Assistent zuerst lesen kann, welche Status und Tags Ihre Datenbank tatsächlich akzeptiert. Lassen Sie es aus, und rechnen Sie mit abgelehnten Werten.
Beide Hälften im Playground ausprobieren
Fragen Sie nach dem Status von etwas, und bitten Sie ihn dann, in einer benannten Datenbank eine Aufgabe anzulegen. Öffnen Sie Notion und prüfen Sie, welche Eigenschaften er gefüllt hat.
Was ein Workspace kostet, sobald er groß ist
Die Antwort steht geschrieben und niemand findet sie
Die Entscheidung ist gefallen, das Briefing existiert, die Spezifikation liegt irgendwo. Die Notion-Suche findet vierzig Seiten mit diesem Wort, Sie lesen sechs und geben auf.
Eine Aufgabe festzuhalten reißt einen aus dem heraus, was man gerade tat
Etwas muss am Freitag erledigt werden. Es aufzuschreiben heißt: das Gespräch verlassen, die richtige Datenbank finden, die richtigen Eigenschaften füllen. Also wird es nicht aufgeschrieben.
Der Status ist in der Datenbank richtig und in allen Köpfen falsch
Das halbe Team fragt sich gegenseitig, in welchem Zustand etwas ist, weil das Board zu öffnen drei Klicks mehr kostet, als den Nachbarn zu fragen.
Die meisten Werkzeuge wollen den ganzen Workspace
Eine Integration, die alles liest, ist ein Leck davon entfernt, ein ernstes Problem zu sein. Die Berechtigung, die man will, gilt pro Seite, und fast nichts bietet sie.
Sieben Werkzeuge, und Notion entscheidet, woran sie kommen
Das Zugriffsmodell versteht man am besten zuerst, denn es ist ungewöhnlich gut. Bei der Autorisierung wählen Sie, welche Seiten und Datenbanken die Verbindung sehen darf. Der Assistent kann auf diesen handeln und auf nichts sonst — nicht auf dem Rest des Workspace, nicht auf Seiten, die jemand später mit Ihnen teilt. Um das später zu erweitern oder einzugrenzen, ändern Sie den Seitenzugriff der Verbindung in Notion, nicht in Mingleego. Die Grenze wird also von Notion durchgesetzt und ist für Sie in Notion sichtbar. Innerhalb dieser Grenze gibt es sieben Werkzeuge. Vier lesen: den Workspace nach Namen durchsuchen, die getrackten Eigenschaften einer Seite lesen, den auf einer Seite geschriebenen Text lesen und die Struktur einer Datenbank samt ihrer gültigen Status- und Tag-Optionen lesen. Drei schreiben: eine Seite anlegen, eine aktualisieren und einen Kommentar hinzufügen. Eine Trennung überrascht Leute, deshalb sei sie gesagt: Die Eigenschaften einer Seite zu lesen und den Text einer Seite zu lesen sind zwei verschiedene Werkzeuge. Eigenschaften sind Status, Fälligkeitsdatum, Zuständige — die Felder, die die Datenbank führt. Der auf der Seite geschriebene Text ist das andere, und lange Seiten werden automatisch in Stücken gelesen. Ein Assistent, der "wie ist der Status des Launch" beantworten soll, braucht Eigenschaften; einer, der die Besprechungsnotizen zusammenfassen soll, braucht Inhalt. Das Datenbankwerkzeug ist das stille, das Schreiben zuverlässig macht: Bevor er eine Zeile anlegt oder aktualisiert, liest der Assistent, welche Status und Tags tatsächlich gültig sind, statt einen Wert zu erfinden, den Ihre Datenbank ablehnt.
Worin er tatsächlich gut ist
Die Aufgabe im Gespräch festhalten
"Erinnere mich, den Kunden am Freitag anzurufen" wird zu einer Zeile in der richtigen Datenbank mit den richtigen Eigenschaften, ohne den Chat zu verlassen.
Aus dem antworten, was aufgeschrieben ist
Was haben wir zu den Preisen entschieden. Der Assistent findet die Seite, liest sie und antwortet — statt eine Liste von Seiten zum Selberlesen zurückzugeben.
Status, ohne das Board zu öffnen
Wo steht der Launch, wer hat ihn, wann ist er fällig. Eigenschaften, live gelesen, als Satz formuliert.
Dinge abschließen
Als erledigt markieren, das Datum eine Woche schieben, ein Tag ergänzen. Kleine Änderungen, die nur wegen der Zahl der Klicks nerven.
Von welchem Kanal Ihr Team auch nutzt
Telegram, Slack, Discord, das Web-Widget — derselbe Workspace, dieselben freigegebenen Seiten, derselbe Assistent.
Die lange Seite zusammenfassen
Lange Dokumente werden in Stücken gelesen, "was steht in den Besprechungsnotizen" funktioniert also auch auf einer Seite, die niemand ganz zu lesen Zeit hat.
Die sieben Werkzeuge
Den Workspace durchsuchen
Findet eine Seite oder Datenbank nach Namen — so kommt der Assistent an alles, wozu er keinen direkten Link hat. Er durchsucht nur, was mit der Verbindung geteilt wurde, die Treffer sind also bereits eingegrenzt.
Seiteneigenschaften lesen
Status, Fälligkeitsdatum, Zuständige und die übrigen getrackten Felder. Das beantwortet "wo steht das" und "wer hat es" — und enthält bewusst nicht den Text auf der Seite.
Seiteninhalt lesen
Den eigentlichen Text: Besprechungsnotizen, Briefings, lange Dokumente. Lange Seiten werden automatisch in Stücken gelesen, die Länge der Seite ist also nicht Ihr Problem.
Eine Datenbank lesen
Ihre Struktur und die Status- und Tag-Optionen, die sie akzeptiert. Wird vor dem Schreiben genutzt, und das ist der Unterschied zwischen einer Zeile, die richtig landet, und einer, die Ihre Datenbank ablehnt.
Seiten anlegen und aktualisieren
Eine Aufgabe, eine Notiz, ein Termin, ein Projekt — mit den genannten Angaben angelegt und später aktualisiert, um sie als erledigt zu markieren, ein Datum zu schieben oder ein Tag zu ergänzen, ohne den Rest anzurühren.
Einen Kommentar hinzufügen
Hinterlässt den Kontext auf einer Seite, wo das Team ohnehin danach sucht, statt in einem Chatprotokoll, das niemand wieder öffnet.
Bevor Sie einen Workspace verbinden
Nur, was Sie bei der Autorisierung mit der Verbindung geteilt haben. Alles andere im Workspace ist für ihn unsichtbar, auch Seiten, die jemand danach mit Ihnen teilt. Diese Grenze wird von Notion durchgesetzt, deshalb ist sie vertrauenswürdig.
Geben Sie eine Datenbank frei und sehen Sie, was passiert
Verbinden Sie Notion, geben Sie eine einzige Projektdatenbank frei und geben Sie dem Assistenten nur die lesenden Werkzeuge. Das ist der billigste Weg herauszufinden, ob Ihr Team das nutzen würde.
Assistenten erstellen