Outlook इंटीग्रेशन
Microsoft से एक बार साइन इन करते ही असिस्टेंट को कार्यदिवस के दोनों हिस्से मिल जाते हैं: मेलबॉक्स और कैलेंडर। वह थ्रेड से जवाब दे सकता है, उत्तर लिख सकता है, मीटिंग ढूँढ़ सकता है, नई बना सकता है — और यहाँ यही इकलौती इंटीग्रेशन है जो मौजूदा मीटिंग रद्द करने के बजाय खिसका सकती है।
Outlook कैसे जोड़ें
असिस्टेंट खोलिए और Outlook चुनिए
इंटीग्रेशन की सूची असिस्टेंट के टूल वाले हिस्से में है। Outlook, Gmail और कैलेंडरों के बगल में है।
Microsoft से साइन इन कीजिए
आपको Microsoft के अनुमति पेज पर भेजा जाता है। उसी खाते से साइन इन कीजिए जिसका मेल और कैलेंडर इस्तेमाल करना है, और माँगी गई अनुमतियाँ दीजिए।
तीन खोज टूल तय कीजिए
मेल ढूँढ़ना, मेल लाना और कैलेंडर इवेंट ढूँढ़ना। यही सिर्फ़-पढ़ने वाली सेटिंग है, और शुरुआत इसी से करनी चाहिए — इसका एक हफ़्ता किसी भी मात्रा की योजना से ज़्यादा सिखाएगा।
फिर तय कीजिए कि वह क्या बदल सकता है
भेजना और जवाब देना वे हैं जो दूसरे लोगों तक पहुँचते हैं। मेल मिटाना और इवेंट मिटाना वे हैं जिनमें वापसी नहीं। इन्हें सोच-समझकर, एक-एक करके चालू कीजिए, समूह में नहीं।
Playground में दोनों हिस्से जाँचिए
पूछिए कि इस हफ़्ते कैलेंडर में क्या है, फिर कहिए कि किसी एक इवेंट को एक घंटा आगे खिसका दे। Outlook देखिए। यह अकेला परीक्षण पढ़ने और बदलने, दोनों रास्तों को एक साथ आज़मा लेता है।
कार्यदिवस दो ऐप्लिकेशन क्यों है
जवाब मेल में है, नतीजा कैलेंडर में
लगभग हर असली अनुरोध दोनों होता है: उन्हें जवाब देना, और अगली कार्रवाई कैलेंडर में डालना। दो विंडो, दो संदर्भ, और भूल हमेशा दूसरा आधा हिस्सा जाता है।
खिसकाना सबसे आम अनुरोध है और सबसे बुरी तरह सँभाला जाता है
मीटिंग लगातार सरकती रहती हैं। ज़्यादातर स्वचालन सिर्फ़ बनाना और मिटाना जानता है, जिससे पाँच सेकंड का बदलाव बन जाता है: रद्द करो, माफ़ी माँगो, दोबारा बुक करो और उम्मीद करो कि किसी ने ध्यान नहीं दिया।
तीन हफ़्ते पुराना थ्रेड कोई नहीं ढूँढ़ पाता
वह ब्यौरा जो सवाल सुलझा देता है, मौजूद है। वह ऐसे किसी के संदेश में है जिसका उपनाम आपको आधा याद है, ऐसे महीने में जिसका आपको भरोसा नहीं।
किसी AI को मेलबॉक्स देना छोटा फ़ैसला नहीं
मेल और कैलेंडर मिलकर वह अधिकांश हैं जो कोई कंपनी अपने बारे में जानती है। जो भी टूल दोनों एक साथ माँगे और कम देने का रास्ता न दे, वह ज़्यादा माँग रहा है।
नौ स्विच, मेल और कैलेंडर साथ-साथ
Outlook Mingleego की सबसे चौड़ी इंटीग्रेशन है, क्योंकि Microsoft मेल और कैलेंडर को एक ही खाते के पीछे रखता है और यह भी वैसा ही करती है। एक अनुमति, नौ टूल, और हर एक ऐसा स्विच जो आप ख़ुद तय करते हैं। पढ़ने वाला आधा हिस्सा तीन टूल है: भेजने वाले, विषय, कीवर्ड या तिथि-सीमा से मेल ढूँढ़ना; एक संदेश पूरा लाना; और कैलेंडर के इवेंट ढूँढ़ना, बीते हुए भी और आने वाले भी। सिर्फ़ इन्हीं वाला असिस्टेंट सचमुच उपयोगी है और पूरी तरह निरापद — वह आपकी डाक और आपके हफ़्ते के बारे में सवालों का जवाब देता है और कुछ भी बदल नहीं सकता। काम करने वाला आधा हिस्सा छह है: मेल की ओर भेजना, जवाब देना और मिटाना; कैलेंडर की ओर बनाना, बदलना और मिटाना। बदलना ही दिलचस्प है। Mingleego में और कहीं भी असिस्टेंट पहले से मौजूद कैलेंडर इवेंट नहीं बदल सकता — Google Calendar की इंटीग्रेशन बना सकती हैं, रद्द कर सकती हैं और उपलब्धता पढ़ सकती हैं, पर वहाँ बुकिंग खिसकाने का मतलब है उसे रद्द करके नई बनाना। Outlook में "कल की समीक्षा गुरुवार चार बजे पर खिसका दो" मौजूदा इवेंट पर एक ही कार्रवाई है, और प्रतिभागियों के पास वही धागा बना रहता है जो पहले से था। जोड़ना Microsoft का अपना साइन-इन है। कोई ऐप रजिस्टर नहीं, कोई की नहीं, कोई एडमिन कंसोल नहीं — आप मेल और कैलेंडर की पहुँच मंज़ूर करते हैं और बस।
एक कनेक्शन क्या-क्या समेटता है
एक ही निर्देश में जवाब और शेड्यूल
"उन्हें लिखो कि प्रस्ताव मंज़ूर है, और अगले मंगलवार ग्यारह बजे अनुवर्ती बैठक डाल दो।" दोनों हिस्से, एक वाक्य, विंडो बदले बिना।
मीटिंग को ढंग से खिसकाना
समीक्षा गुरुवार पर चली जाती है। मौजूदा इवेंट सरकता है, प्रतिभागी उसी से जुड़े रहते हैं, और किसी को पहले रद्दीकरण और फिर नया न्योता नहीं मिलता।
वह थ्रेड ढूँढ़ना जो मामला सुलझा दे
मार्च में हमने उन्हें असल में क्या भाव दिया था। असिस्टेंट खोजता है, पढ़ता है और जवाब देता है, बजाय इसके कि आपको ख़ुद पढ़ने के लिए सूची थमा दे।
वेबसाइट चैट से मेल और कैलेंडर
आपकी टीम किसी भी चैनल पर असिस्टेंट से कहती है; वह जुड़े हुए Outlook खाते पर काम करता है, न कि उस लैपटॉप पर जो अभी खुला है।
CRM जुड़ा हो तो
अगर HubSpot या Bitrix24 भी जुड़ा हो, तो वही बातचीत संपर्क ढूँढ़ सकती है, मेल भेज सकती है और जो तय हुआ उसे दर्ज कर सकती है।
आपके दस्तावेज़ों पर टिके जवाब
दस्तावेज़ खोज चालू हो तो जवाब मॉडल के सामान्य ज्ञान से नहीं, आपकी अपनी फ़ाइलों से लिखा जाता है।
नौ टूल
मेल ढूँढ़ना
भेजने वाले, विषय, कीवर्ड या तिथि-सीमा से खोजता है — जैसे आप ख़ुद खोजते, बस इसके बाद असिस्टेंट नतीजे पढ़कर असली सवाल का जवाब देता है।
मेल लाना
किसी एक ख़ास संदेश को पूरा लाता है, उन मौक़ों के लिए जब जवाब इस पर टिका हो कि लिखा ठीक क्या था, न कि उसके मोटे मतलब पर।
भेजना और जवाब देना
नया संदेश लिखता है, या मौजूदा थ्रेड के भीतर उत्तर देता है ताकि इतिहास अगले पढ़ने वाले के लिए एक ही जगह रहे।
कैलेंडर इवेंट ढूँढ़ना
आने वाले और बीते इवेंट खोजता है — यही "गुरुवार को मेरे पास क्या है" और "हम उनसे आख़िरी बार कब मिले थे" को एक पंक्ति के सवाल बना देता है।
कैलेंडर इवेंट बदलना
पहले से मौजूद इवेंट का शीर्षक, समय या प्रतिभागी बदलता है। उत्पाद में अपनी तरह का इकलौता टूल — बाक़ी हर जगह मीटिंग खिसकाने का मतलब है रद्द करके दोबारा बुक करना।
इवेंट बनाना और मिटाना
अगली कार्रवाई को उसी बातचीत में कैलेंडर में डाल देता है जिसने उसे जन्म दिया, और जो इवेंट अब नहीं होने वाले उन्हें हटा देता है। मिटाना अलग स्विच है, और उसमें वापसी नहीं।
Microsoft खाता जोड़ने से पहले
हाँ। Outlook के पास कैलेंडर इवेंट बदलने का टूल है। Google Calendar (Business) बुकिंग बना और रद्द कर सकता है, पर उसके नियमों में साफ़ लिखा है कि उसे बदलने का प्रस्ताव नहीं देना चाहिए, और Google Calendar (Classic) में बनाना, पढ़ना, उपलब्धता और मिटाना है, बदलना नहीं। अगर खिसकाना आपके लिए मायने रखता है, तो निर्णायक अंतर यही है।
पूरे कार्यदिवस के लिए एक साइन-इन
तीन सिर्फ़-पढ़ने वाले टूल से शुरू कीजिए, हफ़्ता भर असिस्टेंट से अपनी डाक और अपने कैलेंडर के बारे में पूछिए, और फिर तय कीजिए कि उसे क्या बदलने देना है।
असिस्टेंट बनाएँ